ビジネスメールの書き方を教えてください。

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ビジネスメールの書き方を教えてください。

2014/10/29
企業とのやり取りのメール、書き方のコツを教えてください!
 求人に応募後、人事担当の方とメールでやり取りすることが多いと思うのですが、ビジネスメールを書いたことがないので、どのような点に気をつけたらいいのかよく分かりません。コツを教えていただけませんでしょうか。

[R.Yさん(無職)/千葉県・25歳・男性]

大きく分けて、ポイントは「読みやすさ」と「距離感」の2つです。
ビジネスメールの書き方は、これといった明確なルールがないだけに難しいもの。しかしインターネット関連企業ではメールを日常的に業務で用いるため、メールスキルの有無が採用の1つの基準になる場合もありそうです。きちんとした書き方を身につけておきましょう。大きく分けて、ポイントは「読みやすさ」と「距離感」の2つに分かれます。

■過度なあいさつはいらない
→メールでのやり取りの場合、簡潔に本題に入るのがセオリーとされています。手紙のような時候のあいさつは省き、「応募した●●と申します。この度は、ご連絡をいただきましてありがとうございます」くらいの前置きで本題に入るとよいでしょう。

■要件を相手に分かりやすく伝えよう
→メールの基本は、相手に要件を簡潔に伝えることです。例えば面接日時の調整についてのメールの場合、まず「○○日を希望いたします」などとはっきり希望を伝え、付け加えることがある場合はその後に述べましょう。

■見やすい文章を心がける
→テキストがぎっしり詰まっているパソコンの画面は意外と見づらいものです。適宜改行を入れて、1行の文字を長くしすぎないよう心がけて下さい。また、話のまとまりとなる段落の後に1行の空きを作るとスマートです。3〜4行書いて1行空けるくらいのペースで段落を作っていけると、非常に見やすくなりますので試してみてください。

■節度を持った文面にする
→最初からあまりにも馴れ馴れしい表現をしたり、「!」マークなどを多用するのは、仕事に対する意識や真剣さを疑われかねませんので、おすすめできません。社会人同士のやり取りとしてふさわしい、丁寧な表現を心がけましょう。

■送信する前に見直しを!
→作成したメールは送信の前に必ず見直しをして、誤字/脱字や、誤解を招く表現はないかを確かめましょう。

なおFind Job !の応募管理画面では、「面接の辞退」「面接日時の変更依頼」などいくつかテンプレートを用意しています。また、自分で作成・編集もできますので、ぜひ利用してみてください。

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