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総務・人事の仕事研究

総務・人事の仕事内容は、企業間の取引や社内活動を円滑に進める大切な業務です。契約関連から社内の福利厚生に関わる仕事の他、労務関連・広報などを含む場合もあります。

人事では採用活動をはじめ、研修や資格取得などの社員教育や健康促進活動、就業規則に関わるものなども行います。一般社員との格差はありませんが、経営陣との距離が近いこともあって固い仕事というイメージもあるでしょう。実際はどういった仕事内容なのかをしっかり把握していきましょう。

総務・人事とは?

総務・人事は会社全体をサポートし、環境・管理・企画・運営などを通して企業の基盤を作っていく仕事です。それぞれに役割がありますが、求人では総務・人事として表記されることも多く、未経験者はその業務内容を明確に把握することが難しいでしょう。ここでは総務・人事の仕事内容をご紹介していきます。

総務・人事の仕事内容

総務・人事は社内を統括する部署として存在するため、経営陣との距離が近いことが特徴です。中小企業では、高い確率で社長室とも近い場所で仕事をすることがあります。

経営におけるサポート業務

総務・人事は社内外の中間に立って経営陣からの指示を遂行する業務が多いです。経営陣にあらゆる情報を提供し、業界や社内において過不足のない舵取りができるようにしています。関係先との交流も大切な業務の一環です。お歳暮や年末年始の挨拶状なども手配します。また、経営陣のスケジュールを把握して秘書的業務を行うことや業界の集まりに社長クラスの方々と参加することもあります。

社内の連携を図る

総務・人事では、社内の各部署の人員や構成を把握して全体の連携を図る機能もあります。

この他にも、従業員の声をまとめて経営陣へ報告することや、社内規則などを扱う労務関係にも携わります。

管理業務

総務が管理する会社の備品は、文具などの細かいものからパソコンや各部屋の鍵なども含まれます。従業員へ支給しているユニフォームも該当します。また社用車や機械なども管理します。会社の無駄な出費や紛失を抑え、日々の管理徹底で棚卸の時間を短縮します。

また社内ルールを周知させたり、管理台帳を記帳したりするのも総務の仕事です。他にも社員を守るための健康管理や、社内外の冠婚葬祭など福利厚生に関わる台帳、書類の管理もあります。

採用・社員教育

人材は会社の経営にも関わるため、人事では中期的に計画を立てて採用に取り組んでいるところが多いです。退職者人数に合わせた新卒者の募集では、他社にいい人材を先取りされないよう早期に準備を始めます。入社後の社員教育では、職種や役職ごとに振り分けて研修の機会を提供します。

総務・人事になるには?

総務・人事として働くためには、どのような方法があるのかを確認していきましょう。

未経験者の場合

総務・人事では、他の社員の模範的存在となるような人材を求めることが多いです。環境に合わせて適切に動ける柔軟な人は、指導をうけ成長できる職種です。求人情報でも未経験者歓迎の文言が入った企業内で応募企業を探しましょう。新卒者が総務に配属された場合には、社内外のあらゆることを学ぶ機会も増えていきます。

個人情報などの取り扱いも多くなることから、誠実で良識のある人が採用試験なども含めて判断されることが多くなるでしょう。スキルとしてはパソコン操作ができれば未経験でも採用される確率は高いようです。

経験者の場合

総務・人事の経験がある人は、即戦力として活躍を期待されます。自分が経験してきた内容を具体的に履歴書や職務経歴書へ盛り込んでいきましょう。指導する側が学ぶコミュニケーション術やヒューマンスキル講座などの受講歴があれば、採用に繋がりやすいでしょう。総務・人事では大卒以上の学歴を求めるところも多いのが現状です。長く勤務する職種でもあり、他の職種に比べると友人が少ない可能性がありますが、経験者の方が条件的には圧倒的に有利です。

あると役立つ資格

メンタルヘルス・マネジメント検定

社員の精神的・肉体的健康を維持できるように、健康増進における活動を進めていく資格です。

簿記

総務の仕事上帳簿の記入に携わることも多いです。。経理の知識を証明する資格です。

社会保険労務士

労働基準法に関係する問題や社会保険関係、給与関係のスペシャリストとして評価される国家資格です。

総務・人事に求められること

総務・人事に携わる人には、どのようなことが企業側から求められるのかみていきましょう。

洞察力や先見性

総務・人事では採用などの業務においても鋭い洞察力をもって仕事に当たらなければなりません。直観力の優れた人は、表面的なものからは見えない本質を見抜く力があり、いい人材の確保のためにも重要です。また、社会情勢などを読み取って経営陣との情報交換にできる人も求められています。

提案力や行動力

企業の枠を作っていく部署でもある総務・人事では、健全な社内環境を促進できるように業務効率化や労働環境の改善にも力を入れています。社員の話に耳を傾けて情報を集め、いろいろな企画や提案をしながら改善方法を検討しています。また、他部署との関係も多く、フットワークの軽い行動力もあるといいでしょう。

コミュニケーション能力

社員をはじめ、役員や取引先など多くの人と関わりあっていかなければならないのが総務・人事の仕事です。コミュニケーションが誰とでもとれる人なら、摩擦を起こさずに仕事が進んでいきます。コミュニケーションができる人は、トラブルになるような人間関係を構築することがなく、一緒に仕事をしていても気持ちのいい環境が続きます。

総務・人事にはどんなやりがいや身につくスキルがある?

総務・人事のやりがい

まずは総務・人事のやりがいをご紹介いたします。

いい会社づくりに携われる

仕事においては膨大な書類をやり取りすることも多いため、パソコンスキルはもちろん、経済・法律などを幅広く学んでいく姿勢が求められます。

成果が目に見えにくい仕事ですが、“いい会社づくり”という重要なミッションに携われるのは総務・人事ならではの魅力でやりがいも感じられるでしょう。自分の働きによって働きやすい環境をつくり優秀な人材を獲得できれば、企業イメージの向上につながり、ひいては業績の向上にもつながります。

総務・人事として身につくスキル

次に総務・人事の仕事をすると、どのようなスキルが得られるのかみていきましょう。

コミュニケーション能力

総務・人事の仕事では、社員1人ひとりと向きあって処理する業務も多いです。経験を積み重ねていくうちに自然に身につくのがコミュニケーション能力です。苦手なタイプの人ともめげずにコンタクトを取っていくと、自然に打ち解けられるもの。素直で誠実な対応を持続できれば、どの会社でも受け入れられるコミュニケーションができるようになります。

問題解決力

社内のあらゆる問題にひとつずつ向き合っていくのが総務・人事の仕事です。常にいろいろなケースを予想して対策を考えるくせがつくため、問題解決力が向上します。また、問題によって社内で報告していく手順や解決までの期日などを確認して対応する力がついてきます。

判断力

法務や労務にも関わる仕事がありますから、従業員の働き方などにおいても正しい判断でアドバイスできるようになっていきます。社内会議やイベントなどにおいては、各部署の日程を把握しスケジュール調整をして開催できる日を判断します。決定権のある上司が近いですから、自然と判断のコツも掴めるでしょう。

信頼性

総務・人事の仕事に携わると、経験を積めば積むほど需要が増えていきます。会社の方針に従って忠実に動くことができる職業なので、周囲からの信頼を得ることも難しくはありません。万が一転職という形になったとしても、信頼性があり次に活かせる経験となるでしょう。社員からも一目置かれるポジションになることが多くなってきます。

どんな人が総務・人事に向いているの?

協調性のある人

総務・人事の仕事はいわゆる会社の管理人。入退社や従業員間の問題など、多くのことを対処する部署です。協調性がないまま上から目線で話住人や、突きつけたりするような人では務まりません。一緒に問題に寄り添うような協調性をもった人が向いています。

コミュニケーションに過度なストレスを感じない人

コミュニケーション能力があっても、相手がコミュニケーションを拒否することだってあるかもしれませんよね。業務が進まずイライラしてしまうこともありますが、あからさまに感情を態度で表すようでは、対応がさらに難しくなってしまいます。感情的にではなく理論的に納得させながら言葉を選べる冷静なコミュニケーションが必要です。あまり思い詰めすぎてしまうような方は、肩の力を抜いて挑みましょう。

臨機応変に対応できるひと

仕事内容が多岐にわたるため、それぞれに臨機応変に対応できる人は総務・人事の仕事が向いています。仕事は多忙でありながらも静かなイメージがあるのは正確性を求められる仕事でもあるから。集中力があって切り替えが上手な人には適しています。

社会人マナーのある人

社内でも社外でも総合窓口として働くようになりますから、社会人としてのマナーは必要不可欠です。接遇や礼儀などにおいても、自然に気を配れる人は総務・人事に向いているといえるでしょう。

口が軽くない人

総務・人事の仕事では、機密事項や個人情報などに触れる場合もあります。会社の決定した情報を発表する前に情報を流すような事があっては一大事。混乱が起きてしまったり、秩序も乱れます。口が軽くない人は総務・人事の仕事に向いているでしょう。

約束を守る人

約束を守れない人は、仕事の上でも期日に遅れるなど、だらしのない一面を持っています。多岐にわたる仕事のスケジュール管理をしなければならない総務・人事では、自分の計画に余裕をもって約束を守りながら取り組めるような人が向いています。

逆に総務・人事に不向きな人には、自己中心的な人・コミュニケーションが荒い人・1つのことしかできない不器用な人・一般常識のない人・口が軽い人・約束を破る人が挙げられます。しかし、誰しも完璧ではありません。大切なのは自分を律することを怠らずに、仕事に対してまじめに取り組めるかどうかです。未経験でも不安になることなく、チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

総務・人事の仕事内容は、経営サポートや社内の連携、さまざまな管理業務や採用・社員教育などにおいて求められることも多い職種です。少し難しそうなイメージがありますが身につくスキルも多く、経験すればするほど他でも需要が高まります。周囲のサポート体制も他の職業よりきめ細やかに行われることがありますので、チャレンジしてみてはいかがでしょうか。