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一般事務の仕事研究

一般事務の仕事内容はデスクワークの中でも人気ですが、実際は幅広い業務内容があります。

業界や部署によっても内容が異なるため、ザックリとした求人内容の場合には面接時での確認が大切です。電話や来客時には、社内でも一番に顧客との接点をもつ窓口です。気配りやきめ細やかな対応で、社内の大きなサポート役として活躍が期待されています。

一般事務とは?

一般事務という仕事は、あらゆる面で社内をサポートする役割を担っています。明確な業務の振り分けができないため、定義することは困難です。決められた日々の業務の他、規模の小さい企業では経理、人事関連の業務を兼ねることもあります。また部署内外の方々と業務上の接点をもつこともありますから、誰に対しても誠実に明るく対応できることが望ましいでしょう。

一般事務の仕事内容

1.ファイリング

社内でコンスタントに発行しなければならない書類があります。データの抽出から帳票の出力、決められたファイルへの保存や新たなファイルの準備(背表紙作成)などがあります。また、会議資料の作成や従業員への配布物、掲示物の管理や書類の差し替えなども仕事内容に入るでしょう。

誰もが見やすく分かりやすい状態で保管することを意識してファイリングするため、見出しの作成やカテゴリごとにしたファイリングも必要な場合があります。監査に対応した独自のファイリングを徹底している企業が多くなっています。

2.来客応対

会社に訪問する方への応対も一般事務が行うことが多いです。社名・氏名の確認やアポイントの有無、名刺をお預かりして応接室への案内をします。訪問者が待つ間には、飲み物を出したりする企業もあるでしょう。ビジネスマナーとして案内する席やお茶の出し方を学んでおくと役立ちます。会議などがある場合には、会場の準備等もあります。

3.電話応対

企業の印象は一番最初に電話応対した人の声で決まるとも言われています。表情は声に現れるとも言われています。顔が見えない顧客であっても、明るい口調で応対することが求められます。敬語の使い方や自社の社員に「さん」「くん」などを付けないなど、常識的な対応ができれば問題ありません。緊急度を確認して繋ぐことも仕事の一つですので、社内の人とのコミュニケーションも欠かせません。

4.物品発注

社内の人が使用するものを管理する仕事です。事務所内でいえば文具ですが、職種によっては現場の方が必要なものを発注し、在庫管理をします。コピー用紙の補給やトイレットペーパーなどの消耗品を管理する場合も多いです。また、OA機器類の故障時に対応できるように連絡先や担当者を控えておく必要があります。

業界が異なれば、メールでの受発注や勤怠管理、出勤簿の管理を任されることもあります。小口現金の取り扱いをすることもあり、人事・労務・経理といった広い範囲のサポートを任されることも少なくありません。応募する際には仕事内容をしっかりチェックして、面接などで質問をしながら確認しましょう。

一般事務員になるには?

一般事務員になるためには最低限のパソコンスキルが必要です。ワードやエクセルといった基本的なものは頻繁に使用しますので、普段から慣れ親しんでおくと良いでしょう。一般事務員になるための学歴や必要な資格はありませんが、常識的な社会人としての行動や言動、マナーは必要です。

経験者には即戦力となるようなスペシャリストやゼネラリストを求める企業もあります。業界によって収入差はありますが、残業が比較的少ない職種であること、休日がしっかり確保できることなど魅力の多い職種になっています。

あると役立つ資格

下記に一例としてあげる資格は、履歴書に記載することで専門性をアピールできるチャンスにもなります。自身に見合った資格を勉強し、取得してみるのもよいでしょう。

マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト(MOS)

WordやExcel、PowerPointなどのレベルを明確にするための資格です。

秘書検定

社会人としての一般常識やマナーをもつことを証明できる資格です。

簿記

小さな企業では、一般事務と経理業務を兼任することもあります。経理の知識を証明する資格です。

一般事務員に求められること

自分の定期的な仕事の他にも、社内のサポート業務を担う一般事務。どのような素質が求められているのかみていきましょう。

コミュニケーション能力

社内ではさまざまな人との関りが多い一般事務です。深く関わらずとも、問い合わせや確認など社員との連携も重要になってきます。コミュニケーションが取れていないと、不明点や疑問点が出てしまい自分の業務が滞ってしまうこともあります。

スムーズに仕事を進めるためにも、協力体制を整えられるように普段から明るく誠実な対応が必要です。来客や電話などの応対では、企業の窓口として社外の方とも接する機会があります。企業イメージを下げるような コミュニケーションはNGです。

集中力

一般事務の仕事内容は、基本的にルーティン化されているものが多いです。毎日同じ業務をし続けるものほど、正確性が重視されます。集中力をもち、確認をしながら進めなければなりません。また、同じ業務意外に任される範囲が広い方は、いかにルーティン化された時間を短縮するかも課題になってくるでしょう。コツコツと取り組める努力型の人ほど、一般事務の仕事が向いています。

観察力

一般事務として働く際には、気配り目配りができる人が周囲からも好まれます。周囲の予定を把握して準備をしておくことや、社内の美化に努めることも多いでしょう。企業で仕事として依頼する内容ではないことも多いのですが、こうした気の利く行動が評価されることが多いです。みんなが気持ちよく業務を進められるようにできる技量でもあるのです。

一般事務にはどんなやりがいや身につくスキルがある?

一般事務のやりがい

一般事務のやりがいは主に2つです。

人に感謝される

気配り目配りで支えていく姿は目立つことはありませんが、なくてはならない存在になれる大切なポジションです。仕事内容も単調なものが多いので評価されにくい仕事でもあります。パソコンスキルを上げることや、資格を取得してできることが増えていけば、努力を認めてもらいやすくなるでしょう。

さまざまな業種で経験を活かせる

仕事をしていく上で学んだ一般常識は、転職などの際でも有用です。業界を選ばない、経験を活かせる職種です。

一般事務として身につくスキル

仕事を継続していくと、身につくスキルがたくさんある一般事務職。経験を積んで人間力を上げていくことも可能です。

パソコンスキル

未経験で一般事務職を検討している方の中には、パソコンスキルに自信がなく不安になる方もいるでしょう。基本的なWordやExcelに触れたことがある人なら、不安になることはありません。社内であらかじめ作成されたものへの入力や、ひな形が用意されていることもあります。多くの企業では独自のシステムを導入していることも多く、WordやExcelの経験は欲しくても実際の業務ではほとんど必要とされない場合も。テンキー入力の正確さや速さも身につきます。

ビジネスマナー

電話応対や来客応対の他、ビジネス文書の作成方法や各種書類の効力や役所への提出方法や手順など、業務を経験していく上で覚えられることがたくさんあります。初めて経験する内容は、復習のためにもノートやパソコンでまとめておくと次の応対もスムーズです。また、秘書検定の内容はビジネスマナーの基本を学ぶことができますので、接遇で悩んだときにも役立ちます。

時間管理・スケジュール管理

多くの仕事をサポートする一般事務は、デスク上の業務だけでもかなり多くの処理をすすめなければなりません。時間内に終わらせるためにできる下準備もできますし、自然に時間管理が上手にできるようになってきます。他のサポートをする場合には、必ず期日や要望を確認して自分の計画に組み込むようにしましょう。自分のキャパが分かってくると、スケジュール管理もうまくできます。

どんな人が一般事務員に向いているの?

細かい作業が好きな人

一般事務はデータ入力や仕分け作業など、少し手間取りそうな細かい仕事もあります。バラバラのものをまとめることや、集約していくことが得意な人には最適なお仕事です。難しそうなイメージがありますが、一度流れを覚えるとスムーズに仕事が進むことに快感を覚えます。単純作業も確かに多いので、コツコツ続けることが好きな人にも向いています。

コミュニケーションにストレスを感じない人

コミュニケーションが苦手な人も中にはいるかもしれません。接客業や営業といった仕事のように、常に人を相手にする職種ではありませんので苦手意識は持たなくても大丈夫です。普段の挨拶や質問に誠実に答えたり、求められる資料をサッと提出できたりすることで評価はあがっていきます。分からないこともそのままにせず、どんどん質問してコミュニケーションをとることが大切です。

パソコンに苦手意識がない人

一般事務ではパソコンが使用できないことは致命的です。基本的な操作はできるようにしておきましょう。難しい操作がある場合には、自ら率先して学ぶ姿勢も必要です。先輩に聞いたり本を購入するなど、自分で成長する意志をもつことが大切です。

評価を過剰に意識しない人

一般事務は”誰にでもできる仕事”など言われがちです。縁の下の力持ちだと、業務の大変さを理解してくれる人も少ないためストレスを抱えてしまう人もいます。自信の成長を怠ってはいけませんが、過剰に人の評価を求めすぎる人は向いていません。仕事をして報酬をもらう、といったスタンスで地道に取り組める人が適しています。

自然な奉仕ができる人

清掃や植木の水やり、お茶を入れること、作業員に気を配るなど、自然に奉仕することができる人は適任です。言われていないからしないといった気持ちで仕事をしてしまうと、社内の雰囲気が悪化しかねませんので気をつけましょう。

まとめ

一般事務の仕事は、どの業界に行ってもその経験が活かされる仕事内容が多いです。また、営業事務・貿易事務など事務職の他の分野でも基礎となる内容を経験できますので、今後事務職としてステップアップを目指したい方にもおすすめです。経験者は、即戦力となれるように業務内容をしっかり確認して採用を勝ち取りましょう。