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営業事務の仕事研究

契約書や書類作成、調べものなど、様々な仕事で営業をサポートする『営業事務』。企業によっては『営業サポート』『営業アシスタント』などと呼ばれることもあります。

日々忙しく社外を動き回っている営業が、より効率的に仕事を進めるためにも欠かせない存在です。どんな風に仕事を進めるのか、どうすれば営業事務の仕事に就けるのか、どんなやりがいがあるのか、そしてどういった人が営業事務に向いているのかなどについて解説していきます。

営業事務とは?

営業事務だからこの仕事を担当する、と決まったものはありません。その会社によって仕事内容は異なりますし、営業から依頼されるものによって日々の作業も変わってきます。ですのでここでは、多くの会社で営業事務が担っている代表的な仕事について紹介していきたいと思います。

書類作成で営業をサポート

契約書や申込書の作成など、様々な書類作成で営業をサポートします。こうした書類作成は、意外と時間が取られるもの。営業事務が代行することで、営業時間の確保にもつながります。また企業によっては、商談で営業が使用する提案資料を、営業事務が制作する場合もあります。といっても、資料をイチから作るのではなく、既に用意されたフォーマットに提案先企業専用の情報やデータなどを入力し、アレンジして作成していくことがほとんどです。

顧客対応で営業をサポート

会社には、新規顧客からクライアントからの発注・問い合わせが日々寄せられます。こうしたお客様の受注対応や質問対応などを、営業事務が行うこともあります。対応の方法は企業にもよりますが、電話やメール、FAXなどで対応を行います。営業事務自身が営業に代わって提案を行うことはほとんどないと思いますが、商品やサービスなどについての簡単な質問に答えたりする程度はあるでしょう。

データ入力で営業をサポート

営業たちは、仕事をする中で様々なデータを管理しています。例えば売上や粗利などの業績、お客様とのやりとりのログなど。こうしたデータの入力を代わりに行うこともあります。主にはエクセルを使うことが多いですが、企業によっては専用のソフトやWebサービスを使うこともあります。

その他、必要に応じた業務で営業をサポート

上記のような仕事以外にも、必要に応じて営業のサポートを行います。その企業の状況にもよりますが、例えば営業の代わりに調べものをしたり、書類をお客様先にお届けしたり、会議資料をそろえたり、ときには営業の商談に同行してサポートを行うこともあるかもしれません。

もちろん一般事務の仕事に近いような、来社されたお客様へのお茶出しや備品発注などを担当する会社もあると思います。どういった仕事を担当するかは、求人情報を確認するほか、企業の採用担当に質問するなどしてチェックしておくことをオススメします。

営業事務になるには?

営業事務の仕事に就くにはどうすればいい?

営業事務の仕事自体は、世の中にたくさんあります。ほとんどの会社に営業の仕事はありますので、それをサポートする営業事務も当然かなり多くの会社にいると考えられます。

営業事務の仕事を探すのに最も効率的な方法は、転職サイトや求人誌経由で企業に応募することでしょう。大手転職サイトであれば、基本的にどこでも営業事務の募集は豊富です。勤務地や給与、休日体系、勤務時間など自分の希望条件に合う求人を検索し、応募して面接を受けていくのが一番の近道でしょう。

ちなみに転職サイトの規模にもよりますが、大手転職サイトの事務職募集を見てみると、全国で常時1000件以上の求人が掲載されているようです。

営業事務になるために必要なスキルはある?

営業事務の募集は未経験者歓迎のものが多く、特にスキルや経験に関しては求められていないことがほとんどです。とはいえ事務系の職種は人気があり、必然的に倍率も高くなります。何かしら仕事に生かせるスキルを持っていたほうが、選考を通過しやすくなるといえるでしょう。

その筆頭として挙げられるのが、PCスキルです。といっても難しいスキルは必要なく、ワードやエクセル、パワーポイントなど、オフィス系ソフトの基本操作ができるレベルで問題ありません。例えばエクセルであれば、簡単な表やグラフを作れるくらいのスキルがあれば充分です。マクロやピボットテーブルといった難しい知識までは、あるに越したことはありませんが、求められないことがほとんどでしょう。

また、これはあくまで常識レベルで求められるものですが、礼儀や敬語などは身に付けている必要があります。電話やメールでお客様の対応を行うこともありますし、場合によっては直接お客様先にお伺いすることもあります。秘書や接客に求められるほどの高いレベルのものではなく、一般常識レベルで問題ありません。

営業事務の選考で気をつけておくべきポイント

事務系職種は人気なので、倍率が非常に高くなります。定員の100倍以上の応募が寄せられることもあり、条件が良い求人の選考を通過するのは至難の業です。そんな事務の選考で気をつけておくべきポイントは、仕事への姿勢や熱意を伝えることです。営業事務の仕事には、特別なスキルや経験はあまり求められません。だからこそ、仕事への向き合い方や頑張りたいという想いがあるかどうかは、企業にとって重要な選考材料になります。

営業事務にはどんなやりがいや身につくスキルがある?

営業事務には、誰かを支えることで感じられるやりがいがあります。また仕事を通じて得られるものは、企業を問わずに求められるものばかり。ここではその詳細についてご紹介していきたいと思います。

営業事務のやりがい

営業事務のやりがいは主に2つです。

会社や営業を陰で支える

営業事務は、営業を陰で支える仕事です。自分の仕事そのものが売上などの業績には直接的につながらないかもしれませんが、自分が関わったことによって契約につながったときなどは、会社や営業に貢献できたという嬉しさを感じられるでしょう。

日頃から感謝の言葉をもらえることが多い

営業やクライアントから「ありがとう」「助かったよ」と感謝を伝えられる場面も多く、誰かを支えていると日常的に実感できる仕事です。

営業事務として身につくスキル

営業事務として身につくスキルは主に1つです。

事務処理能力を高められ

仕事を通じて、事務処理能力を高められます。事務処理能力とは、書類作成やデータ入力などを効率的かつ確実に処理する能力を指します。日々こうした仕事を行う中で、PCスキルを高めたり、並行して仕事を進める力をつけられたりと、事務処理全般の能力が高まります。この能力はどんな企業でも求められるもの。たとえその企業を離れることになったとしても、転職先の企業でも重宝されます。

どのような人が営業事務に向いているの?

期限をきちんと守って仕事を進められる人

契約書や提案書作成など、期限がある仕事を並行して進めていきます。締め切りの時間を踏まえて、他の作業や自分の力量を判断しながら効率的に仕事を進められる人に向いています。もちろんそういった仕事の経験がなくとも、時間への意識をもって仕事ができる方であれば問題ありません。入社後急に手一杯の仕事を任されることはないと思いますので、仕事を通じて能力を伸ばしていくこともできます

正確に仕事を進められる人

営業事務の仕事は、スピード以上に正確さが大切です。例えば契約書に記載された金額の数字にミスがあれば、結果的に自社・お客様の両社に大きな損害を与えかねません。発注数のミスであれば、想定をはるかに超えた資材が届くようなこともあるでしょう。締め切りを意識しながらも、ミスが無いように逐一確認をし、正確に仕事を進められる人に向いている仕事です。

誰かを支えることに喜びを感じられる人

自分が主役になるというより、営業を陰で支えるのが営業事務の仕事です。いわば部活のマネージャーのような存在です。誰かを陰で支えていくことに喜びを感じられる人に向いています。

コツコツと作業することが好きな人

営業事務の仕事は、膨大なデータを入力したり、たくさんの書類を作ったりと、コツコツ取り組むべきものが中心です。似たような業務を続けていくことが苦手な方や、変化のある毎日を送りたいという方には向かず、同じ作業にもコツコツと真面目に取り組める姿勢の方に向いています。

営業事務は、誰かを支える大切な仕事

事務という職種がいない会社はあまり目にしません。大手企業はもとより、中小企業、社員数名の零細企業まで、どんな会社にも事務の社員がいて、会社を支えています。

営業事務という仕事も同じです。営業たちは、日々お客様先を回ったり、新規顧客を獲得するための提案を行ったりと、忙しく過ごしています。

もし営業が、契約書や提案書、申込書、発注書などのすべての作成・確認などを行うとすると、たちまち営業活動に割く時間は無くなってしまいます。そうなれば業務過多になり、会社の業績を落とすことになってしまうでしょう。そんな営業たちを支え、日々の様々な場面で仕事をサポートする。そうすることで営業は効率的に仕事ができるようになり、結果的に会社の業績にも貢献ができます。

また営業事務として身に付いたスキルは、会社が変わっても活かせます。事務職は比較的年齢に関係なく活躍もできますので、長い目で見ても、身になる仕事といえるでしょう。一生ものというと少しオーバーかもしれませんが、そう言っても過言ではない仕事です。