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就職活動や転職活動における内定辞退のポイント

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就職活動や転職活動では、複数の企業に応募することがほとんどですよね。その結果、複数の企業から内定が出る人もいるかもしれません。

内定辞退の連絡をする際に、気をつけるべきポイントは何でしょうか。その内容を紹介していきます。

連絡は内定から1週間以内が目安

内定辞退の連絡をするのは気まずさがあるかもしれませんが、なるべく早めに連絡しましょう。内定をもらってから、1週間以内には連絡したいものです。

入社日が近づくと、企業はあなたの入社のために必要なものの準備を進めています。また、人事担当者もかなりの時間をかけて選考・内定を出しているので、せめてもの礼儀として早々に連絡しましょう。

人事担当者の反応は、採用状況によって異なってきます。

辞退連絡は電話とメールで

内定辞退は、メール1本で終わらせるのは少し不誠実かもしれません。今後、仕事をしていく中で関わりを持つ可能性もあるので、丁寧に対応すべきです。

特に、正社員での内定をもらっていた場合は、メールと電話での説明を行うのが理想的です。

メールには、できる範囲で辞退理由や自分の考え、内定をもらったことへの感謝を書いておきましょう。
辞退理由は、「検討の結果」程度の説明で良いですが、突っ込んで質問されることもあるので考えておいた方が良いでしょう。

その後、リクルーターとしてついてくれた人事などにも電話し、お詫びしつつきちんと説明します。

正社員の場合であっても、採用の対象数によって、辞退連絡の時の人事の温度感が異なる可能性があります。

大量採用の場合

1名が内定辞退をしても、他の入社者が複数名いるため、比較的すんなり受け入れてもらえる可能性が高いでしょう。

選考ステップも多くはなく、常に募集をかけていることが予想されます。

とはいえ、きちんとした辞退連絡は必須です。メール、または電話での説明を行いましょう。

候補者を絞った採用の場合

何度も選考や面談を重ね、最終的にあなたに絞られた選考の場合は、辞退連絡のハードルが上がるかもしれません。

人事もかなりの時間をかけ、「ぜひ入社してほしい」と考えているので、辞退をすんなりと受け入れられる可能性は低いでしょう。

電話とメールだけではなく、直接来社して説明を求められたり、「なぜうちを選ばなかったか教えてほしい」と面談の機会を作ろうとする企業もあります。

内定を断るのは、マナー違反ではない

内定をもらうという状態は、いわば入社資格をもらっている状態です。それを断るのは、好ましくはないですが、やってはいけないことではありません。

迷っているからと言って、複数社の内定承諾をした後に、辞退連絡を入れる方がNGです。内定承諾は、入社することの意思表明のため、辞退のハードルがさらに上がります。

他社にいくことを決意したら、早々に連絡を入れておきましょう。

内定辞退の説明の仕方

辞退連絡をするのは気まずいものですが、どのように断れば、スムーズに受け入れてもらえるのでしょうか。

電話であれメールであれ、まずは内定をもらえたことに感謝を示し、「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えるのがポイントです。

電話とメールのパターン別に、断り方のポイントを紹介していきます。

電話で断りを入れる時の注意点

電話をするときは、入退社時間とお昼の時間帯を避けて連絡を入れましょう。

辞退理由は、深く触れなくてもいいですが、聞かれた時のために準備しておいた方が良いでしょう。

突っ込んだ質問をされた時にスムーズに回答できないと、「一度会って話しましょう」と直接の説明機会を求められることがあります。

電話で断りを入れる時のサンプル

お世話になっております。先日、御社の内定を頂きました、●●と申します。
人事担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者が出る)

この度は、内定のご連絡を頂きまして、ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。

ありがたいことに、別企業様からも内定を頂いており、検討の結果、そちらの企業様への入社を決めた次第です。
本来であれば、直接お伝えすべきところ、お電話となり大変申し訳ございません。

また、せっかく時間をかけて私を選んで頂いたところ、このようなご連絡となったこともお詫び申し上げます。

御社には大変魅力を感じていますので、また機会があればご一緒できれば大変嬉しく思います。

メールで断りを入れる時の注意点

 

電話連絡をしても担当者が不在だった場合は、メールで伝えます。もしくは、先にメールで内容を送り、その後電話するのでもOKです。

メールで断りを入れる時のサンプル

件名)内定辞退のご連絡
本文)●●様

お世話になっております。先日、内定のご連絡を頂きました●●と申します。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼致します。

この度は内定を頂き、誠にありがとうございました。

大変嬉しく思っておりましたが、実は他社様からも同時期に内定のご連絡を頂き、検討の結果、そちらに入社をすることに決めました。

時間をかけて、私をお選び頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お話しすべきですが、このようにメールでのご連絡となりましたこともお詫び申し上げます。

まとめ

内定辞退は、決めた時点で早々に連絡しておくことで、相手の印象を悪くせずに済みます。

企業も、ある程度の辞退は予測して採用活動を行なっていますので、企業に気を遣いすぎず、自分が働きたい会社を選ぶことが重要です。

ただ、今後ビジネスのつながりが生まれることもありますので、丁寧な辞退連絡をするように心がけましょう。

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