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ビジネスメールの書き方を教えてください

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当サイトFind Job!などの求人情報サイトから応募した場合、採用担当者からメールで連絡がくるケースがよくあります。これまでに、取引先の担当者や上司への連絡や報告をメールでおこなってきた人ならば、採用担当者へメールで返信するときに不安を感じることがあまりないのかもしれません。

しかし、友人としかメールのやりとりをしたことがない人にとっては、メールの書き出しから頭を抱えてしまうことになりかねません。実際に、「ビジネスメールの書き方やマナーを教えて欲しい」との声をよく耳にします。実際によくあるビジネスメールに関する質問を見ていきましょう。

Q:応募した企業へのメールの書き方のコツはありますか?

求人に応募すれば、その会社の採用担当の人からメールで連絡をもらうことがあると思います。しかし、私は、今までに仕事で社外の人との打ち合わせなどでメールを使う機会がなく、ビジネスメールの書き方を知りませんので、メールをどういう風に書いたら失礼にならないのかが分かりません。ビジネスメールの正しい書き方やコツをお教えいただけないでしょうか。

A「基本マナー」と「読みやすさ」、「距離感」の3点が大切なポイントです

ビジネスメールの使用頻度は、企業によって大きな違いがありますが、IT関連企業やITの導入に積極的な企業は、社内社外を問わず、業務でメールを使用している頻度は比較的多いといわれています。ですから、IT関連企業や積極的にITを導入している企業の場合は、メールスキルが採用基準のひとつになっていると考えておいた方がいいでしょう。

ビジネスメールは、「このような書き方がベストである」と明確にルール化された書き方がないため、ビジネスメールを送信するときに「この書き方で大丈夫かな」と不安を覚える人は少なくないようです。しかし、「このような書き方がベター」とビジネスの世界に浸透している、ビジネスメールの書き方があります。

ベターと考えられているビジネスメールの書き方のポイントは、大別すると「基本マナー」と「読みやすさ」「距離感」の3点です。3点のポイントについて、確認していきましょう。

基本マナー

メールの返信は、遅いよりも早い方が好感触を与えることになります。メールの返信が早いことを不快に感じる人はいませんので、24時間以内に返信することを心がけましょう。ただし、返信する時間帯には、注意が必要です。ベターなのは、応募した企業の業務時間内に返信することです。深夜に返信をした場合、「不規則な生活をしているのかな」などとマイナスイメージを抱かれてしまうおそれがあるからです。

ただし、働きながら転職活動をしている人であれば、メールの確認が遅い時間になり、返信が深夜になってしまうことがあると思います。その場合は、メールソフトの予約機能を活用し、メールの返信時間を翌日の午前中に指定しましょう。

返信メールを作成する際の基本マナーとされているのが、本文冒頭には、宛先となる企業名と部署名、担当者名を、文末には、署名として自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載することです。企業名を記載する際は、略称を記載したり法人格を(株)に略したりせずに正式名称を記載しましょう。そして、本文を書き終えたら、「-」「*」などの記号を使って、シンプルなラインを引きましょう。シンプルなラインを引くことが、本文と署名の区切りになります。

【本文冒頭記載例】

株式会社◇◇◇
人事部 ○○様

【署名記載例】

---------------------
転職 太郎
〒000-0000
△△県□□市◇◇町▲▲000番地
電話:000-0000-0000
メールアドレス:xxxxx@vvvv.xx.jp
---------------------

読みやすさ

ビジネスメールは、手紙とは異なり、時候のあいさつは不要とされています。前置きは、メールをもらったことへのお礼などを手短に記載し、本題を書き始めることがベターとされています。

そして、本題を記載するときは改行を有効的に活用しましょう。改行を一切しておらず、文頭から文末までひたすら文字が並んでいるのは、決して読みやすいメールとは言えません。話がひと段落するごとに、1行の空白行を入れることで、メールの読みやすさは向上します。おすすめとなるのは、3行から4行記載するごとに1行の空白行を入れることです。

さらに、あれもこれもと余計なことをだらだらと記載せずに、メールの内容を先方がすぐに理解できるように、要件をシンプルに記載することを心がけましょう。また、強調したい箇所を太文字にしたり、文字の色を変更したりするのは止めておきましょう。先方のメールソフトの設定によっては、太文字や色文字が反映されずに、表示がいびつになってしまうおそれがあるからです。

【メール記載例】

株式会社◇◇◇
人事部 ○○様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記日時で伺いたく存じます。

▲月▲日(▲)00:00~

ご多忙の折に、貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございます。
面接当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
転職 太郎
〒000-0000
△△県□□市◇◇町▲▲000番地
電話:000-0000-0000
メールアドレス:xxxxx@vvvv.xx.jp
---------------------

距離感

応募した企業の採用担当者とメールでやりとりをするときは、適度な距離感を保つことが大切です。馴れ馴れしい表現を用いることで親しみやすい性格をアピールしたり、明るい性格だとアピールするために、「(笑)」や顔文字を使用したり、自分の思いを強調するために「!」マークを使用したりすることは、おすすめできません。

メールで採用担当者との距離を縮めようとしても、「真剣に仕事に取り組むつもりがあるのかな」「プライベートとの区別ができないのかな」など、マイナスイメージを抱かれてしまいかねません。文字だけのやりとりとなるメールだからこそ、一人前の社会人と見られるように、尊敬語や謙譲語を適切に用いた丁寧な言葉遣いや、ビジネスメールではふさわしくないマークや記号の不使用を徹底しましょう。

送信前にすべきこと

メールを作成できてもすぐに送信するのではなく、必ず読み直しをしましょう。読み直すときは、「上手く書けているはず」と思うのではなく「どこかにミスがあるはずだ」との思いを持って、「誤字脱字がないか」「言葉遣いがおかしくないか」などをチェックすることをおすすめします。

なお、Find Job!では、ビジネスメールに慣れていない人でも、手軽にメールの作成ができるように、数種類のテンプレートを用意しています。テンプレートは、応募管理画面から確認できますので、メールを作成する際に活用してください。

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