転職先や退職日が決まったら、取引先や協力会社、そして社内のお世話になった方に挨拶をすることになると思います。挨拶は手紙やハガキ、メールなどで送る場合が多いですが、その際に転職先社名を知らせるべきなのでしょうか。

この記事では社名を伝えることの是非やマナー、文例についてご紹介します。

挨拶状には、できるだけ転職先社名を入れない

転職先社名を転職前に明かしてしまうのは、社会人のマナーとして避けましょう。場合によっては信頼を失ってしまう可能性もあります。社名を明かさないほうがいい理由について、ここでは2点ご紹介します。

情報管理の観点から、転職先を明かさない

　

誰が入社するかという人事情報は社外秘であり、ほとんどの企業では厳重に管理されています。入社予定者が簡単に外部に漏らしてよいものではなく、場合によっては何らかの処分を受ける可能性もあります。

個人情報を含め、昨今は情報管理に厳しい時代です。転職先の方針に関わらず、自分から転職先の会社名を明かすようなことは、情報管理の観点からも避けるべきといえるでしょう。

取引先は会社の財産であり、あなた個人の財産ではない

取引先や協力会社に転職先を伝えたい、という方の中には、そのつながりを転職先企業でも活かしたいという方もいるでしょう。しかし在職中に築いた取引先との関係性は、個人のものではなく、あくまで会社の財産であり私的利用すべきではありません。

挨拶状に転職先などを書くことで、次の会社での関係性につなげようとする意図が見えてしまうので、やはり避けるべきです。

もちろん、結果的にその関係性が転職先での新しい取引につながることもあるでしょう。しかしそれをあえて在職中に行うのは、ビジネスパーソンとしてマナーや倫理感に欠ける行為です。

挨拶状はいつ送るべき？内容や形式は？

挨拶状を送る上で悩むのが、送るタイミングです。いつ、どんな内容を、どういう形式で送るべきなのでしょうか。ここでは、送付相手別に解説します。

社内の同僚宛に送る場合

社内の同僚宛の場合、引継ぎがある場合などを除いて退社日に最後の挨拶としてメールを送るのがベストです。読み手の業務の手を止めないことを考えて、勤務最終日の終業時間後が望ましいでしょう。内容についても業務の妨げにならないよう、簡潔に挨拶のみを伝えるように心がけてください。

社内の上司宛に送る場合

お世話になった上司や先輩に送る場合は、同僚宛のメールよりも、これまでの感謝の言葉などを丁寧に盛り込みましょう。送信のタイミングはやはり勤務最終日の就業時間後がベストです。

社外の取引先・協力会社などに送る場合

引継ぎの必要がある場合は、引継ぎ業務に必要な時間を考え、退職の2週間～4週間前に送るようにしましょう。手紙やハガキが最も丁寧で印象もよいと思いますが、読み手の確認のしやすさなども考えてメールで送っても構いません。

内容については、挨拶自体は簡素で構いませんが、引継ぎが発生する場合はその内容やスケジュール、後任情報なども添えて送りましょう。引継ぎがない取引先・協力会社の場合は、退職1週間くらい前に簡潔な挨拶のメールのみで大丈夫です。

挨拶状の内容はどうやって考えればいい？

挨拶状の内容も悩むところだと思います。今回は手紙やハガキ、そしてメールの文例についてご紹介します。ぜひ参考にしながら、ご自身の状況を踏まえてアレンジしてください。

※文中の『さて　私こと』とは、「私個人のことで恐縮ですが」という意味の自分をへりくだった表現です。謙遜の意味でも、縦書きの場合は行末に下げて他の文字よりも小さく書き、横書きの場合は右端に寄せて書きます。

手紙・ハガキの文例

　

拝啓　時下ますますご健勝にお過ごしのこととお慶び申し上げます。

さて　私こと

このたび株式会社●●を、一身上の都合により退職させて頂くことになりました。
在職中はお世話になりましたことを、厚く御礼申し上げます。
まずは取り急ぎ書中をもちまして、御礼かたがたご挨拶申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

敬　具

20●●年●月

メールの文例（社外へ送る場合）

　

●●様

お世話になっております。
株式会社●●の●●です。

このたび、●月●日をもって退職することになりましたので、
ご挨拶のメールを送らせて頂きました。
突然のご報告で申し訳ありません。

●●様には日頃のお取引だけでなく、社会人としての考え方や
立ち居振る舞いなどについても教えていただき、感謝の念に堪えません。
誠にありがとうございました。

私の退職後は、後任の●●が引き続き受発注などを担当させて頂きます。
未熟な部分もあるかと思いますが、何卒よろしくお願い致します。

本来ならお伺いして直接お伝えするべきところではございますが、
急な退職ということもあり、このような形でお伝えすることを
お許しください。

最後になりますが、●年間、誠にありがとうございました。
●●様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

20●●年 ●月 ●日　●● ●●

メールの文例（社内へ送る場合）

　

お疲れ様です。●●です。
このたび、●月●日をもって退職することになりました。
入社以来●年間、皆様には公私ともにお世話になり、
心から感謝しております。

未熟だった私に様々なことを教えてくださいまして、
本当にありがとうございました。

簡単ではございますが、退職の挨拶とさせていただきます。
皆様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

20●●年 ●月 ●日　●● ●●

退職の挨拶状は、お世話になった気持ちを伝える最後の機会

退職してしまうと、もう連絡を取れなくなる方もいると思います。これまでお世話になったことに対する感謝を伝えられるのは、この挨拶状が最後になってしまうかもしれません。後悔が無いよう、丁寧に文章を考え、これまでの感謝の気持ちを精一杯伝えましょう。