企業への応募や面接に関してのメール返信など、「この時間に送っていいのかな」と迷うことはないでしょうか。なるべく早く返信すべきなのか、送る時間まで考慮すべきなのか、優先すべきはどちらなのかを解説していきます。
また、企業へのメール返信の時間帯で、気をつけるべきポイントなども紹介していきます。
なるべく早い返信を心がける
ルールとしては、メールを受け取ったら、可能な限り早く返信することが基本です。
電話と違って、相手の都合に関係なく、自分の都合の良いときに送信できるのが、メールの便利なところです。自分が返信できる時間帯に返信できるので、基本的にはいつメール返信しても問題はありません。
しかし、すぐ返すことが難しいときや内容の場合は、常識的な時間に返信するのが良いでしょう。あまりにも深夜や明け方に送信すると、礼儀に厳しい企業の場合は非常識と思われたり、生活リズムが乱れている人という印象を与えたりしかねません。
不安であれば、企業の営業時間内や、夜は遅くとも20時くらいまでに送信しておくようにするのが良いでしょう。
メール返信のベストタイミングとは
なるべく早く返信するのがメールの基本ですが、どうしても返せない場合は、朝一の時間帯に送るのが良いでしょう。
人事がメールを確認するタイミングとしては、出社時の朝一が多いものです。朝一に、前日夜〜当日朝に来たメールを確認し、順に返信していくことが多いため、比較的メールが読まれやすい時間帯と言えるでしょう。
また、人事は、日中面接や会議、説明会などで離席していることが多いです。できるだけ朝一に読まれるよう、朝10時くらいまでに送ったり、前日の夕方〜夜にかけて送信したりしておくと、企業がメールを確認してくれやすくなりますよ。
メールを送るときの正しいマナーとは
メールを返信する際は、送信時間以外にもいくつか守るべきマナーがあります。企業により良い印象を持ってもらい、選考が順調に進むようにするためにも、守っておくことが重要です。
次に正しいマナーを紹介していきます。
メールを確認したら、できるだけ早く返信する
メール返信は、受信から24時間以内の返信が理想的です。採用活動を行っている企業は、たくさんの応募者とメールのやり取りや、面接の日程調整を行なっています。
メール返信が早いことは企業の迷惑にならず、むしろ日程調整が進みやすいなど、企業、応募者双方にとってメリットが大きいものです。
返信が遅くなったら謝罪する
24時間以内のメール返信が理想ですが、ついうっかり確認を忘れてしまったり、すぐに返信ができなかったりすることもあるでしょう。
そんなときは、メール冒頭に返信が遅れたことを謝罪する一文を入れておきましょう。
企業はメール返信を待っている立場です。謝罪がないまま何事もなかったかのように、遅い返信がくるのは印象が良くありません。
また、企業への志望度があまり高くない印象も与えてしまいます。
24時間以内にメールで回答ができない場合は、「私都合で申し訳ないのですが、すぐにご回答ができないため、●日まで待っていただけますでしょうか。今後のスケジュールが確定次第、すぐ連絡いたします。」など一次回答を行っておくと、印象が悪くなる心配はありません。
メール返信が遅れた場合の文面の作り方
メール返信は早いのが理想ですが、どうしても難しかったり、うっかり忘れてしまったりする場合もあるでしょう。
そのようなときのメール返信の文面はどうすればいいのでしょうか。
まずは返信が遅れたことを謝罪
相手を待たせてしまったことの謝罪は、忘れずに記しましょう。
メール文頭に、「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」「せっかくご連絡いただいたところ、返信が遅くなり大変失礼いたしました」など、相手を待たせたことに対するお詫びを入れます。
このとき、相手が知る必要のないことなので、「メールに気づくのが遅くなった」「迷惑メールに入っていた」など、返信が遅れた理由は不要です。
むしろ言い訳がましい文章になってしまうので、本題に入る前のお詫びだけでOKです。
当日の変更連絡や遅刻連絡はできる限り電話で
当日、どうしても選考に行けなくなってしまった場合や、時間に遅れてしまいそうな時は、メールではなく電話の方が好ましいです。
企業側も急な予定変更となるため、このような急ぎ連絡は電話の方が早い場合もあります。タイミングによってツールを使い分けることが重要です。
まとめ
企業へのメール返信時の時間帯は、基本的に気にしなくてもOKです。ただし、気にする企業もあることは意識した方が良いでしょう。
時間帯を気にするよりも、できるだけ早めに返信することが重要です。そのほうが、選考がスピーディーに進む上に、「レスの早い人」という企業から良い印象を持たれることができますよ。
