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一般事務 履歴書・職務経歴書の書き方

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一般事務の仕事は、資料作成・データ入力・ファイリング・電話応対などが中心の職種ですが、企業の規模や状況によって内容に幅があります。

また、履歴書や職務経歴書を記入する上で、他者と似たような記述にならない工夫が必要になります。

作業を丁寧に最後までやり遂げる能力が重視されるので、キャリアだけでなく人物像も判断材料とされています。

未経験者も採用対象とされる募集が多く見られる職種というところも特徴です。

一般事務の履歴書の書き方

Word、Excelの基本操作経験を求められるケースが圧倒的多数を占めているのが特徴で、さらにPowerPointの操作ができれば尚歓迎されるようです。

これらに関する業務経験や資格を持っている場合は、忘れずにアピールすべきです。

また、未経験者歓迎の求人を行う企業も多数ある職種ですので、これらのスキルや一般事務経験が乏しくても諦めることはありません。

求人広告をよく読んで仕事の詳細をじっくり比較検討し、自分にマッチする募集内容を見極めることからはじめましょう。

3つのポイント

  • 履歴書は事務の基本整然性も意識してバランスを考えよう
  • スキルがどんなシーンで役立ったのかを伝えよう
  • 企業に応じて志望動機や自己PRのアピールポイントに変化を入れよう

項目別でチェックしておくと良いポイント

基本項目

誤字脱字がないように、正確に記入しましょう。また住所は省略せず、氏名のフリガナ欄も忘れないようにしましょう。

メールアドレスは、企業からの連絡がきちんと受け取れるアドレスを入力しましょう。ドメイン指定などの設定に注意しましょう。

スキル

使用経験のあるツールやソフトを記入します。未経験の場合は、応募先の仕事内容に関連性のありそうな経験、現在取り組み中のスキルなどでカバーしましょう。

職歴

「どのような仕事をしてきたか?」「何を身に付けたか?」といった内容が一目で分かる工夫をしましょう。文章は簡潔に、アピールポイントは詳細に、が基本です。資格は資格年月を記載して、経験年数もしっかりアピールします。

自己PR、志望動機

責任感、コミュニケーション能力などに重点が置かれる職種です。自分の長所や能力を明記し、将来どのような仕事をしていきたいか、キャリアビジョンも明確に伝えましょう。

仕事の内容に加えて、そこで学んだことも追加します。文章は簡潔に、アピールポイントは、「企業でどう役立てるか」「資格をどこで生かせるか」「性格や経験がマッチしているか」など詳細に記載します。

一般事務の職務経歴書の書き方

職務履歴書の3つのポイント

職務経歴書で気をつけるべきポイントは3つあります。

  • 職務経歴には具体的な内容もプラスしてイメージしやすくしてみよう
  • 補足欄を利用して、厚みのある内容に仕上げましょう
  • 仕事で心掛けてきたことを盛り込んで意欲をアピールしよう

職務履歴書の例

会社名 株式会社●●●●
勤務期間 20XX年 (平成XX年) 4月~ 20XX年 (平成XX年) 8月
雇用 一般事務
雇用形態 契約社員
職務内容 一般事務として、部内外と連携した納品日調整などスケジュール管理のほか、OAによる帳票・文書の作成、部内経理も一部担当しました。

記載する際のポイント

自分が使用できるソフトやツールを業務内容と組み合せて書きましょう。そうすることで、採用担当者が仕事のスキルを想像しやすくなり、わかりやすい履歴書になります。

経験年数だけではスキルのアピールになりませんから、どう生かしてきたのかを補足欄に追記します。

企業によって業務が異なるため、なるべく詳細に職務内容を書きます。

自己PR&志望動機+ポイント

自己PR

小さな会社で一般事務は私1名のみだったので、電話・顧客対応からコピー取りや郵送物の管理、営業スタッフの補助まで、幅広く仕事をしてきました。

関わる相手が仕事をしやすいように、誠心誠意対応することをモットーにしています。

志望動機

前職は一般事務でしたが、プレゼンテーション資料のフォーマット化など、多くの業務改善を提案してまいりました。

部署全体の仕事がシステマティックに進むような仕組みを作り上げ、社員の業務効率向上に貢献できたと自負しています。

それらの経験を生かしつつ、今後はより規模の大きい組織で自分の力を試したいと思い、御社を志望いたしました。

記載する際のポイント

職務経歴書には、主体的に何をどんな風に取り組んできたのか、具体的な内容も加えて記載するようにしましょう。

また経験を生かしていきたいという決意が、採用担当者の中でイメージできるようにすることがポイントです。

まとめ

履歴書と職務経歴書を作成する場合は次の3点に気をつけましょう。

  1. 自己PRと志望動機、職務内容はしっかり書く

    事務は整然性のある書き方が求められますが、単に箇条書きにするだけのデータではアピールにつながりません。
    状況や対応をコンパクトにまとめた職務内容や、どんな工夫をしながら業務に活かせるのかもきちんと記載しましょう。

  2. スキルはしっかり盛り込んでいく

    一般事務に役立ちそうなスキルは、遠慮なく書き出しましょう。
    使用したことのあるツールやソフト、関連性の高い経験や実際の職務内容、勉強中の内容や資格などをチェックしてください。
    記入する際には経験年数もしっかりアピールします。資格は資格年月を記載することで、実用されてきた生きた資格かどうかを伝えることが可能です。

  3. 将来のビジョンを記入しよう

    事務職では処理能力の他にも、同じ作業を繰り返すという持久力も必要です。
    そこに正確性や時短できる技があれば、さらに高い処理能力がアピールできます。
    また、業務の幅を広くするために勉強していることなども前向きな姿勢をアピールできます。
    将来のビジョンをもって取り組もうとしている人と、ただ安定を求めている人では雲泥の差がでます。

上記のポイントが書類選考通過の鍵となります。
意識して履歴書・職務経歴書を作成するようにしましょう!

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