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秘書 履歴書・職務経歴書の書き方

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秘書は社長や役員と行動を共にし、スケジュール管理や連絡業務、書類作成、情報収集などを行う仕事です。企業によっては専門的な知識が求められたり、日常英会話が必要であったりと、必須スキルにはかなりの違いが見られますので、求人広告をしっかりと読み込みましょう。
履歴書・職務経歴書に記入する際は、複数の応募企業で同じ自己PR・志望動機を使い回すのではなく、応募企業に合わせたアピールを行うことが大切です。

秘書の履歴書の書き方

実務経験とヒューマンスキルをバランスよくアピール!
時には社長や役員の代理としての役割を求められる仕事であるため、一般的には実務経験が重視されます。また、それ以上にさまざまな業務をこなせるフレキシブルさ、突発的な事態にも冷静に対処できる判断力といったスキルが大切です。
経験とヒューマンスキル、両面からバランスよくアピールすることを心がけましょう。未経験の場合は秘書職につながりそうな経験、現在取り組んでいる事などを盛り込み、仕事に対するポテンシャルの高さをアピールするのも効果的。「秘書技能検定」などの資格を取得しておくのも有効です。

3つのポイント

  • 経験した業務内容・範囲とそれによって身についたスキルを明記しよう
  • 自分の長所を秘書への適性とリンクさせてアピールしよう
  • 資格取得や自己啓発に関する取り組みも記載してアピール力UP

項目別でチェックしておくと良いポイント

基本項目

あなたの基本データですから、氏名のフリガナ欄など細かい部分も正確に。書類の細部まで気を配る姿勢は、秘書の採用において判断基準となる可能性があります。

スキル

対外的なコミュニケーション能力や気配りといった、実務経験以外にも求められるスキルは多々あります。関係ないと思われる経験も前向きにチェックしましょう。

職歴

どのような業務に携わったか、その経験から何を得たかなど、できるだけ具体的に記述します。あなた自身の強みとなるキャリアを、しっかりと伝えましょう。

自己PR・志望動機

自分の長所と短所を客観的に把握し、秘書という職務への適性を述べましょう。仕事への意欲も自己PR欄でしっかりアピールを!

秘書の職務経歴書の書き方

職務経歴書の3つのポイント

職務経歴書で気をつけるべきポイントは3つあります。

  • 補足欄も有効に使って内容を充実させよう
  • 具体的な実務経験を細かく盛り込んで、これまでのキャリアをアピールしよう
  • 説得力のある材料を使って熱意や自分の魅力を伝えよう

職務経歴書の例

会社名 株式会社●●●●
勤務期間 2002年 (平成14年) 4月~
雇用 秘書
雇用形態 正社員
職務内容 代表取締役の秘書として、スケジュール調整、出張手配、郵送物などの手配・管理、経営会議の資料作成 (Word・Excel・PowerPointを使用)、海外とのEメール対応など、幅広く担当しています。また管理部門 (人事・経理・法務) のアシスタントも兼務しています。

記載する際のポイント

企業によって業務内容が異なる職種なので、職務内容はできるだけ具体的に記入しましょう。具体性をプラスすることで、今までどんな仕事に従事してきたかイメージしやすくなります。

自己PR&志望動機+ポイント

志望動機

約150名の小規模企業ではありますが、経営会議の資料作成や情報収集、契約関連の実務を通じて、経営者目線で物事を見られるようになりました。秘書業務は会社の経営に結びつく基幹業務であると認識しております。
今までの経験を生かし、御社の秘書部門を社内でもっとも積極的な部署にしていけるよう尽力したいと思います。

自己PR

現在、代表取締役の下で秘書業務全般を担当しておりますが、ストレスを感じることなく業務に専念していただけるようサポートするのがモットーです。さまざまな案件が寄せられる中、常に業務の優先度を考慮し、的確に処理できるよう関連部署とコミュニケーションを取るよう心がけています。

記載する際のポイント

熱意だけでは採用されません。過去の実績と仕事への意欲をバランスよくアピールすることが大切です。

まとめ

履歴書と職務経歴書を作成する場合は次の3点に気をつけましょう。

  1. 保有しているスキルや資格を積極的にアピールする

    秘書業務に少しでも関連があれば、記入することが大切です。
    登録スキルに見落としがないか、チェックを怠らないようにしましょう。

  2. 自分の強みとなるキャリアを具体的かつ、わかりやすく伝える

    内容が抽象的だと、過去の経験から何を得たのか伝わりません。
    経験した業務内容や、得られたスキルをできるだけ具体的に記載しましょう。

  3. 自己PRや志望動機には、説得力のある材料を加えて周りに差をつける

    熱意の羅列だけでは担当者の心に響くアピールにはつながりません。
    説得力のある材料を盛り込んで、「会ってみたい」と思わせるようなアピールを行いましょう。

上記のポイントが書類選考通過の鍵となります。
意識して履歴書・職務経歴書を作成するようにしましょう!

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