知らないと損する!押さえておきたいビジネスメールの作法

    
2013/08/22
    

top0822 メールでのやり取りは顔が見えないからこそ失礼が無いようにしたいところ。特に、初めて会う方・紹介された方・目上の方には注意です。

今回は「敬語」「改まり語」をまとめました。「正しい敬語を使えていないかも」と少しでも不安のある方は、ぜひチェックしてみて下さい。

敬語・謙譲語・丁寧語

メールで返事をする時の言い回し

× 了解しました → ○ 承知しました。かしこまりました

「了解しました」だと尊敬語になっていないため、目上の方に対しては「承知しました。かしこまりました」が適切です。

× ??(物事)を知りません → ○ ??(物事)は存じません

この場合は謙譲語の「存じません」を使います。「存じ上げません」も似ていますが、これは人に対して用います。

× ??(人)を知りません → ○ ??(人)を存じ上げません

人に対する場合は「存じ上げません」となります。

× 問題ないです → ○ 問題ございません

自分からメールする時に使う言い回し

× ご苦労様です → ○ お疲れ様です

「ご苦労様です」は目上の人から目下の人に使う表現となってしまいます。

× ??の井出です → ○ ??の井出でございます

このように「です」は「ございます」に直すと丁寧になります。

× ??を見ました → ○ ??を拝見しました

「拝見」は「見る」の謙譲語でへりくだった言い方です。「拝見させて頂きました」は二重敬語になり誤りなので注意しましょう。

× ??させて頂きます → ○ ??いたします

「させて頂きます」は全面的に使ってはいけない訳ではありません。相手の許可を得て行う行動については「させて頂きます」を、自分発信の行動については「いたします」を使います。用例としては「お問い合わせの件に関して、回答いたします。」ですね。

<参考記事>
「させていただきます」と「いたします」は使い分ける
「させていただく」禁止令?うっかり使ってしまう失礼な表現は?

× ??を見る → ○ ??をご覧になる

「ご覧になられる」だと二重敬語になるので注意しましょう。

× ??を送ります → ○ ??をお送りいたします

× 伝言があります → ○ 伝言がございます

× ??(=自社内の者)に申し上げておきます → ○ ??に申し伝えておきます

「申し上げる」は謙譲語なので、自社内の者を立ててしまっています。正しくは「申し伝える」です。

× 食べてください → ○ 召し上がってください

普段はなかなか使いませんが、「召し上がる」が正しい敬語ですね。

× お体ご自愛ください → ○ ご自愛ください

自愛という言葉自体に「健康状態に気をつけること」という意味があるため、「お体」をつけると意味の重複になってしまうため、本来的には間違いです

× 取り急ぎ?? → ○ まずは??

「取り急ぎ」には「取り敢えず」のニュアンスも含まれてしまうため「まずは」のほうが印象が良いです。

メールで質問する時に使う言い回し

× ??で宜しかったでしょうか? → ○ ??で宜しいでしょうか?

× ??にしますか? → ○ ??になさいますか?

× ??を知っていますか? → ○ ??をご存知ですか?

× ??はどうですか? → ○ ??はいかがでございましょうか?

改まり語

改まる場合や敬語と一緒に使う言葉を「改まり語」と言います。頻出なものをまとめたので目を通してみて下さい。「再考する」「失念する」などの動詞もビジネスメールでよく使ったりしますね。

 
修正前 改まり語
あれ あちら
これ こちら
それ そちら
どれ(どっち・どこ) どちら
どう いかが
どんな どのような
だから ですから、ですので
少し 少々
じゃあ では
でも しかし
きょう ほんじつ(本日)
きのう さくじつ(昨日)
あした みょうにち(明日)
おととい いっさくじつ(一昨日)
あさって みょうごにち(明後日)
去年 昨年
ゆうべ さくや(昨夜)
後で 後ほど
この間 先日
この前 前回
さっき さきほど
すぐに ただいま・早急に・至急
いま ただ今
これから 今後
前から 以前から
もうじき まもなく
考え直す 再考する
忘れる 失念する
頼む 依頼する
 

【合わせて読みたい!】
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最後に

Web業界では敬語は必須ではないかもしれません。でも、だからこそ正しく使えている人は、なんだかデキる人のように見えるし、逆に使えない人は年配の方から見ると、ちょっと残念に見えてしまう場合もあります。せっかく良いサービスを提供しているのに、言葉の使い方で損をするのはもったいないですよね!

そんな損をしたくない方のために、今回の記事が参考になれば幸いです。

(執筆/編集:井出)

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